Ο Διευθυντής του Σχολείου σύμφωνα με τα οριζόμενα στο έγγραφο, εγκύκλιο του Υ.ΠΑΙ.Θ.Α με θέμα: “Διαδικασία προμήθειας Βιβλίων Γαλλικής και Γερμανικής Γλώσσας για τις Ε΄ και ΣΤ΄ τάξεις του Δημοτικού Σχολείου κατά το σχολικό έτος….” σε συνεργασία με τους εκπαιδευτικούς της Γαλλικής και Γερμανικής Γλώσσας της σχολικής μονάδας, σε ειδική συνεδρίαση, εισηγείται στον Σύλλογο Διδασκόντων τα βιβλία των Ε΄ και ΣΤ΄ τάξεων, τα οποία κατά τη γνώμη τους κρίνονται περισσότερο κατάλληλα για το επίπεδο των μαθητών του σχολείου τους και θα χρησιμοποιηθούν για το τρέχον σχολικό έτος. Στο έγγραφο-εγκύκλιο του Υ.ΠΑΙ.Θ.Α. ορίζεται ότι η προμήθεια αφορά μόνο το βιβλίο του μαθητή και ότι η επιλογή των διδακτικών σειρών θα γίνει μεταξύ εκείνων που έχουν τις τρεις χαμηλότερες τιμές.
Κατόπιν ο Σύλλογος Διδασκόντων συνεδριάζει, αποφασίζει και συντάσσει πρακτικό με το οποίο ορίζονται τα ξενόγλωσσα βιβλία (μόνο το βιβλίο του μαθητή) που θα προμηθευτεί η σχολική μονάδα, σύμφωνα με την εγκύκλιο του Υ.ΠΑΙ.Θ.Α. και τις Υπουργικές Αποφάσεις αναφορικά με την έγκριση κατάλληλων βιβλίων Γαλλικής και Γερμανικής Γλώσσας για τις Ε΄ και ΣΤ΄ τάξεις του Δημοτικού Σχολείου κατά το σχολικό έτος , βάσει των οποίων γίνεται η επιλογή των βιβλίων της Γαλλικής και Γερμανικής Γλώσσας.
Επιπλέον ο Διευθυντής ορίζει επιτροπή παραλαβής, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην συγκεκριμένη εγκύκλιο του ΥΠΑΙΘΑ και πριν την αποστολή του ΠΙΝΑΚΑ Ι στην Διεύθυνσή μας, ο Διευθυντής καλείται να συμπληρώσει στο myschool το «Μαθητικό Δυναμικό» των τμημάτων της σχολικής του μονάδα, τόσο για τα τμήματα Γενικής Παιδείας, όσο και για τα τμήματα Ξένων Γλωσσών. Σε κάθε περίπτωση ο Πίνακας Ι που θα αποστείλει στην Υπηρεσία θα πρέπει οπωσδήποτε να συμφωνεί με τον αριθμό μαθητών που έχει δηλώσει στο myschool.
Θα πρέπει ο αριθμός των βιβλίων που ζητάτε ανά γλώσσα και τάξη να είναι ίδιος με τον αριθμό μαθητών στην απόφαση του Περιφερειακού Διευθυντή Εκπαίδευσης Κεντρικής Μακεδονίας (που ισχύει κάθε σχολικό έτος). Σε περίπτωση διαφοροποίησης του αριθμού αυτού, στο χώρο του κειμένου του ηλεκτρονικού μηνύματος (e-mail) που θα μας αποστείλετε, θα σημειώσετε τον λόγο διαφοροποίησης (π.χ. μετεγγραφές κλπ.).
Παρακαλούμε, πριν την αποστολή του ΠΙΝΑΚΑ Ι στην Διεύθυνσή μας, να έχετε συμπληρώσει στο myschool το «Μαθητικό Δυναμικό» των τμημάτων του σχολείου σας, τόσο για τα τμήματα Γενικής Παιδείας, όσο και για τα τμήματα Ξένων Γλωσσών. Σε κάθε περίπτωση ο Πίνακας Ι που θα μας αποστείλετε πρέπει να συμφωνεί με τον αριθμό μαθητών που έχετε δηλώσει στο myschool.
Σε περίπτωση διαφοροποίησης του αριθμού αυτού, παρακαλούμε να μας ενημερώσετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e–mail) για τον λόγο της διαφοροποίησης. Στο χώρο του κειμένου του ηλεκτρονικού μηνύματος (e-mail) που θα μας αποστείλετε, θα σημειώσετε τον λόγο διαφοροποίησης (π.χ. μετεγγραφές κλπ.), το σχολείο, το όνομα του Διευθυντή και τα τηλέφωνα επικοινωνίας.
Για πρώτη φορά ο Πίνακας Ι σας αποστέλλετε σε μορφή excel και μόνο αυτόν υποχρεωτικά θα συμπληρώσετε.
Παρακάτω θα βρείτε τον Πίνακα Ι ανάλογα με τη σχολική επιτροπή στην οποία ανήκετε.
Η συμπλήρωση του Πίνακα Ι γίνεται ως εξής :
Οι στήλες (1), (3), (4), (5) και (6) του ΠΙΝΑΚΑ Ι είναι προσυμπληρωμένες με τα στοιχεία της Σχολικής Επιτροπής που ανήκει το σχολείο σας, όπως μας έχουν σταλεί επικαιροποιημένα από τη Σχολική Επιτροπή του Δήμου που ανήκει η σχολική σας μονάδα. Απομένουν για συμπλήρωση με την ευθύνη των Διευθυντών/ντριών των Δημοτικών Σχολείων οι στήλες :
- στήλη (2) που αναγράφετε το όνομα της σχολικής μονάδας,
- στη στήλη (7) είναι οι επιλογές ανά γλώσσα και τάξη: ΓΑΛΛΙΚΑ Ε΄, ΓΑΛΛΙΚΑ ΣΤ΄, ΓΕΡΜΑΝΙΚΑ Ε΄ και ΓΕΡΜΑΝΙΚΑ ΣΤ΄. Θα επιλέξετε τις επιλογές που σας αφορούν σύμφωνα με την απόφαση του Περιφερειακού Διευθυντή Εκπαίδευσης Κεντρικής Μακεδονίας (ΑΔΑ: ΡΓΥΓ46ΜΤΛΗ-Ζ36, όπως ισχύει) και τις διδακτικές σειρές που αποφάσισε ο σύλλογος διδασκόντων . Στη στήλη (7) υπάρχουν προσυμπληρωμένες οι επιλογές με τους προμηθευτές, τους τίτλους των βιβλίων με τις τρεις χαμηλότερες τιμές ανά γλώσσα και τάξη σύμφωνα με τις αποφάσεις του Υ.ΠΑΙ.Θ.Α. περί έγκρισης καταλόγων κατάλληλων βιβλίων Γαλλικής και Γερμανικής γλώσσας , καθώς και έτος έκδοσης-επανέκδοσης όπου υπάρχει.
- στη στήλη (8) εισάγετε τον αριθμό των βιβλίων (τεμάχια) λαμβάνοντας υπόψη τον αριθμό των μαθητών κάθε τάξης και αυτόματα εμφανίζεται το επιμέρους σύνολο ανά γλώσσα και τάξη και το τελικό σύνολο .
Τον συμπληρωμένο ΠΙΝΑΚΑ Ι, με πρωτόκολλο – ονοματεπώνυμο διευθυντή/διευθύντριας – σφραγίδα – υπογραφή (χωρίς διαβιβαστικό), θα αποστείλετε με e-mail άμεσα στη Διεύθυνση και θα αναμένετε να ειδοποιηθείτε με e–mail, από το οικονομικό τμήμα της Διεύθυνσης, για την έγκριση προώθησης της παραγγελίας στον προμηθευτή.
Οι αποστολές θα πραγματοποιούνται μόνο με e-mail. Δε θα δεχόμαστε αποστολές με οποιοδήποτε άλλο τρόπο (ιδιοχείρως, με φαξ ή ταχυδρομείο).
Για να προχωρήσετε στην παραγγελία των βιβλίων θα πρέπει να αναμένετε να ειδοποιηθείτε με e-mail από το Οικονομικό Τμήμα της Διεύθυνσης για την έγκριση προώθησης της παραγγελίας των βιβλίων. Σε περίπτωση που θα παραγγείλετε τα βιβλία χωρίς έγκριση από το Οικονομικό Τμήμα της Διεύθυνσης, δε θα είναι δυνατή η εξόφληση των τιμολογίων επειδή δεν θα υπάρχουν διαθέσιμες πιστώσεις.
Μετά το e-mail έγκρισης από το Τμήμα Οικονομικού της Διεύθυνσης παραγγέλνετε τα βιβλία, εφόσον έχει οριστεί επιτροπή παραλαβής . Κατά την παραλαβή των βιβλίων και των αντίστοιχων Τ.Δ.Α ή Δ.Α και Τιμολογίων Πώλησης, η επιτροπή παραλαβής συντάσσει Πρακτικό Παράδοσης και Παραλαβής.
Τόσο οι τίτλοι των βιβλίων στα Τ.Δ.Α ή Δ.Α και Τιμολόγια Πώλησης όσο και οι αριθμοί των αντιτύπων πρέπει να ταυτίζονται με τα αναγραφόμενα στον ΠΙΝΑΚΑ Ι που μας είχατε αποστείλει και στο Πρακτικό Παράδοσης και Παραλαβής.
Μετά την ολοκλήρωση της προμήθειας των βιβλίων αποστέλλετε στην Διεύθυνση μέσω email τα αντίγραφα των Τιμολογίων (όχι τα πρωτότυπα) έχοντας επισυνάψει και διαβιβαστικό.
Το πρακτικό Παράδοσης και Παραλαβής, τα πρωτότυπα παραστατικά στοιχεία (Δελτία Αποστολής ή τα τιμολόγια – ΔΑ κλπ), το πρακτικό του Συλλόγου Διδασκόντων καθώς και το ένα αντίτυπο του Πίνακα Ι παραδίδονται στη Σχολική Επιτροπή.
Στη συνέχεια στέλνετε όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά στις Σχολικές Επιτροπές.